10 סיבות טובות להקליט שיחות
גם אם אתם לא יודעים, כנראה חלק גדול מהשיחות שלכם מוקלטות ולא רק על ידי חברות התקשורת הגדולות ונותני שירותים אחרים אלא גם ע"י החברים שלכם. הקלטת שיחות הפכה פופולרית מאוד בשנים האחרונות ורבים דואגים להגדיר הקלטת שיחה אוטומטית ברקע במכשיר הסלולרי שלהם. לא כל מי שמגדיר את הטלפון שלו להקליט את כל השיחות עושה את זה עם כוונה קונקרטית, אך כאשר אפליקציות ההקלטה רובן בחינם ואת ההקלטות אפשר לשמור בענן מבלי למלא את נפח האחסון של המכשיר, למה בעצם לא להקליט? עדיף "שיהיה" למקרה שנצטרך.
לאלו בינינו שמתחברים לפן הפרגמטי יותר של הקלטת שיחה, ערכתי רשימה מתעדכנת של סיבות ושימושים פרקטיים להקלטת שיחות. לא הקדשתי תשומת לב לסדר ההופעה של הסיבות ובין כה וכה זה אינדיבידואלי ולכל אחד יש את התיעדוף שלו בנושא. חלק מהסיבות שמניתי בכתבה מתייחסות לאלו המקליטים את כל השיחות שלהם אוטומטית ברקע (אני ממליץ למי שיכול, אייפוניסטים קראו את זה) וחלק נוגעות להקלטת שיחה באופן כללי - אך כדאי בכל מקרה לעבור על כל הסיבות בכתבה כדי להבין אם הקלטת שיחות זה בשבילכם או לא ואם יש טענות בעד הקלטת שיחות שישרתו את הצרכים שלכם.
1. תנו למוח לנוח: כאשר מקליטים שיחות, לא צריך להתאמץ לזכור
גם אם ניחנתם בזיכרון יוצא מן הכלל, תוציאו את המוח שלכם להפסקה והתרכזו במהלך השיחה ולא בפרטי הפרטים שנאמרו בה. הקלטה של שיחות טלפון מאפשרת לכם לחזור בנחת אל ההקלטה בסיום השיחה ולנווט אל החלק הרלוונטי בהקלטה שאותו אתם צריכים. זה יכול להיות רשימת קניות שקיבלתם מאמא במהלך השיחה, או מספר פניה שנציג חברת הסלולר הכתיב לכם ולא היה לכם עט או פנאי כדי לרשום.
בפן האישי, אני מקליט את כל השיחות שלי וכבר שנים שלא הוצאתי עט בזמן שיחה ורשמתי פרטים שמסרו לי, אלא אם הייתי צריך אותם באותו הרגע. בכל מקרה אחר פשוט חזרתי להקלטת השיחה והאזנתי לחלק הרלוונטי כשנדרשתי לכך.
טיפ: כדי להקל את איתור מקטע השיחה שרציתם לזכור בתוך הקלטת השיחה, הציצו על צג הטלפון בזמן הרלוונטי ונסו לזכור בערך את מספר הדקות שעבר מתחילת השיחה. לאחר מכן כשתאזינו לשיחה תוכלו לקפוץ לחלק הרלוונטי מהר יותר.
2. נציג שירות הבטיח ומתכחש? השמיעו לו שיחה מוקלטת
מזה שנים שנותני שירותים כמו חברות סלולר, אינטרנט וטלויזיה מקליטות אותנו "לצרכי בקרה ושיפור השירות". הרבה חילופי דברים נעשים בשיחות שירות ואלמלא השיחה הייתה מוקלטת היה קשה לחברות האלה לברר עניינים במחלוקת כמו סיטואציות "אני אמרתי, הוא אמר". בזכות הקלטת שיחות, נציגי שירות יכולים לשלוח לנו הלקוחות הקלטה ולהזכיר (להוכיח) לנו מה שנאמר בשיחה, גם בשימוש פנימי שלהם - נציג שירות יכול להצדיק את הצד שלו בפני ההנהלה במידה ותתגלע מחלוקת בינו ובין הלקוח.
אלא שבאופן הזה הקלפים תמיד בידיים שלהם: אם השיחה משרתת את האינטרסים של נותן השירות, ודאי שישלחו לכם אותה. מאידך, אם יתברר להם אחרי האזנה להקלטה שדווקא אנחנו, הלקוחות, אלה שצודקים - אז נהיה נתונים לחסדי החברה שהקליטה ולא בטוח שהם ימהרו לשלוח הקלטת שיחה שתפליל אותם (אם כי הצעת חוק חדשה עשויה לשנות את זה). כדי להימנע ממצב כזה, הכי קל וחכם זה להקליט את השיחה גם בצד שלנו. אתם מקליטים אותנו? אנחנו מקליטים אתכם!
כשאתם מקליטים את השיחות ושומרים את ההקלטה אצלכם אז אתם גם לא נתונים לחסדיהם ולקצב העבודה של נותן השירות. אם תהיו מסודרים ותתייגו את הקלטות השיחה כמו שצריך, תוכלו לאתר את ההקלטה במהירות עוד בזמן שיחה עם הנציג ולהשמיע לו את ההקלטה במקום.
טיפ: אנחנו לא עורכי דין ותמיד טוב להתייעץ עם גורם מקצועי בנושאים כאלה, אבל חשוב לדעת שגם התחייבויות שנעשות בשיחת טלפון ולא בכתב מהוות הסכם שבעל פה והוא מחייב את מי שכרת אותו (את מי שהתחייב) לא פחות מאשר הסכם שנעשה בכתב.
3. שיימינג ופיימינג בטלפון
אנו חיים בעידן בו כל אינטראקציה שלנו מצולמת ומתועדת, בעיקר בצורה ידנית על ידי מצלמות הסמארטפונים שלנו ושל הסובבים אותנו. קליק אחד לשיתוף של תיעוד פאדיחה או מחדל מזניק גל ויראלי של שיימינג (ביוש) כשם ששיתוף בקליק יכול להפוך אדם טוב שעשה מעשה חיובי לכוכב רשת (פיימינג, פירגון).
האינטראקציות האלה, החיוביות והשליליות הן מסביבנו כל הזמן, ואנו נחשפים אליהן גם בשיחות טלפון. אני יכול למנות עשרות פעמים שבהם קיבלתי שירות נוראי בטלפון ממוקדי שירות של חברות התקשורת ורק רציתי לשתף את החוויה שלי עם החברים בפייסבוק, ומצד שני אני גם זוכר שיחות מחממות לב בהן למשל בעל מקצוע עשה מחווה יפה שחיממה לי את הלב והייתי רוצה לשתף את הדברים הטובים שאמר בטלפון כדי שכולם ידעו איזה תותח הוא.
אם השיחה מוקלטת, זה אפשרי לחלוטין. כשם שאפשר לשתף סרטון וידאו שצילמנו, אפשר גם לשתף הקלטת שיחה.
טיפ: גם שיתוף של סרטון וידאו וגם של הקלטת שיחה צריכים להיעשות בהתאם לחוק. על אף שזה חוקי לחלוטין להקליט את השיחה שלכם, אלמנט הפרטיות חשוב פה ובניגוד לצילום וידאו, שלרוב מתעד מעשה בפומבי - ועל כן הרבה פחות בעייתי לשתף אותו, שיחת טלפון היא יותר פרטית ושיתוף שלה עשוי לפגוע בפרטיות הצד המוקלט - ולכן יש להיזהר ולהפעיל שיקול דעת.
טיפ 2: הקלטתם שיחה דרך רובופון? לחיצה על "שיתוף" של הקלטה מתוך רשימת ההקלטות שלכם תייצר לכם קישור שתוכלו לשתף היכן שתרצו. לחיצה על הקישור תוביל לדף נחיתה ובו אפשרות לנגן את ההקלטה, להוריד אותה למחשב, להגיב עליה ועוד. הנה דוגמה להקלטת שיחה עם מוקד ביטוח לאומי ששותפה.
4. סטטיסטיקה והיסטוריה פרטית
אם מספר השיחות שלכם גדול ואתם מקליטים שיחות לאורך זמן רב, תוכלו ללמוד דברים מעניינים על עצמכם ע"י עיון ברשימת השיחות שלכם. למשל תוכלו להבין לאיזה מספר התקשרתם הכי-הרבה פעמים בתקופת זמן מסויימת, עם מי דיברתם את משך הזמן הגדול ביותר במצטבר או בשיחה אחת בודדת, מה היחס בין מספר השיחות היוצאות לנכנסות ומה היחס בין אורך השיחות.
כשהמידע אצלכם, קל לעבד אותו ולהפיק ממנו תובנות מעניינות וגם סתם אנקדוטות חמודות. זה כמובן תלוי איך אתם מקליטים ואיפה (ובאיזו צורה) המידע נשמר, אבל עם קצת כוונונים ויצירתיות אפשר להפיק תובנות מעניינות.
אני באופן אישי מקליט ושומר את כל השיחות שלי בענן והכל נגיש לי מאפליקציה שכתבתי לעצמי. מדי פעם כשיוצא לי להיפגש עם מכר שלא דיברנו במשך שנים, אני שולף לו בתוך שניה את מספר השיחות שניהלנו בשנים שאנחנו מכירים ואפילו משמיע לו את שיחת הטלפון הראשונה שלנו מהעבר הרחוק. התגובה שווה את זה, כל פעם מחדש.
5. הקלטת שיחות - מתיחות וצחוקים
כנראה שלא היה לי ולחבריי חוש הומור מפותח כשהייתי ילד כי אני זוכר שהמתיחה הקבועה שלנו בטלפון הייתה להתקשר לשירות 144 ולבקש מהמוקדנית את הטלפון של אלי. כשהייתה שואלת "איזה אלי?" היינו משיבים "אלי קופטר" (הליקופטר) וצוחקים כאילו אין מחר.
אז אולי זו לא דוגמה למתיחה מוצלחת ו\או מצחיקה במיוחד, אבל אם אתם רוצים למתוח חבר בטלפון - אין כמו הקלטת שיחה כדי לתעד ולשמור למזכרת את השיחה. וחשוב לא לשמור את כל האושר הזה לעצמכם, אלא כדאי ואף מומלץ לשתף את ההקלטה עם חברים אחרים, שייהנו גם.
טיפ: אם "אלי קופטר" לא מצחיק אתכם, נסו לקבל השראה מהרשימה הזו.
6. להאזין לקול של מישהו שעזב אותנו - לא יסולא בפז
לא תדעו (ובאמת מאחל לכם שלא תדעו) כמה הקלטה של שיחת טלפון סתמית וקצרה עם אדם שאהבתם תוכל לערבב לכם את הלב והבטן עד אחרי שתאזינו לה כאשר הוא או היא חלילה ייפטרו. כשאבי ז"ל נפטר, זה היה עוד לפני שהתחלתי להקליט שיחות. למזלי הצלחתי לשחזר את ההקלטה של התא הקולי בטלפון שלו כדי לשמור עוד פיסה ממנו.
כשם שאנחנו שומרים תמונות, תכתובות וסרטונים, גם להקלטת קול (אודיו) יש ערך סנטימנטלי רב ומי שמקליט את כל השיחות שלו יוכל בבוא העת (ושוב, שלא נדע) להתרפק על העבר ולהאזין לקולם של האהובים שלנו, גם שנים רבות אחרי לכתם.
טיפ: באפליקציות להקלטת שיחות יש אפשרות לייצר רשימה של אנשי קשר שלא יוקלטו. חלק מהמשתמשים נוטים להוסיף את בני המשפחה לרשימה הזו כדי לחסוך במקום על הטלפון מתוך מחשבה שאין ערך בהקלטת שיחות עם בני המשפחה. אם אתם רואים ערך סנטימנטלי בהקלטות שיחה עם היקרים לכם, אל תעשו את הטעות הזו והקפידו להקליט את השיחות גם איתם.
7. בעלי עסקים, אתם באמת חייבים להקליט שיחות
לא בכדי הקלטת שיחות התחילה במגזר העסקי, זאת בזכות הערכים הרבים שהיא מייצרת בעבור בעלי עסקים. הקלטת שיחות בעסק יכולה לשרת בעל מקצוע כמו אינסטלטור או טכנאי שיוכל לתעד פרטים שסוכמו עם הלקוח ולשחזר אותם במידת הצורך בפני הלקוח או בפני בית משפט וכמובן שהקלטת שיחות יכולה לתרום הרבה מאוד למוקדי שירות ומכירות - ככה תוכלו להאזין לשיחות, ללמוד מהן ולשפר אותן. אפילו תוכלו לשמור בצד שיחות טובות ולשמור אותם לחפיפה של עובדים חדשים במוקד.
אם אתם בעלי עסק, קטן כגדול, זו לא באמת שאלה ואין סיבה לא להקליט את כל השיחות. גם אם לא ביום או בחודש הראשון, יבוא יום וזה יעזור לכם מאוד.
8. "השיחה מוקלטת למטרות בקרה ושיפור ה… עצמי"
לא רק חברות גדולות מאזינות לשיחות, למדות ומשתפרות מהן. גם אנחנו ברמה האישית יכולים להאזין ולהשתפר. עשו ניסוי והשמיעו לחבר שמעולם לא שמע את עצמו הקלטה של שיחה ביניכם. התגובה כמעט תמיד תהיה מבוכה וצחקוק. הסיבה לכך טמונה בזה שלמרות שאנחנו משוחחים בטלפון כל הזמן, אנחנו מעולם לא שומעים את הצד שלנו בשיחה אלא רק משמיעים אותו ובהתאם לכך אנחנו לא יודעים איך אנחנו נשמעים: האם אנחנו נשמעים תקיפים מדי, או רכים מדי, בוגרים או ילדותיים? לא נדע אם לא נאזין.
עשו תרגיל בית והאזינו למספר שיחות שהקלטתם מסוגים שונים: הקלטת שיחה עם נציג שירות שבה הטונים עלו, הקלטה של שיחה עם אמא, שיחה עם בן או בת הזוג, שיחה סתמית רנדומלית. שימו אזניות, האזינו לכל השיחות האלה ושימו דגש מיוחד על הצד שלכם בשיחה. נסו להפיק תובנות על עצמכם מהשיחות האלה וכמובן לשפר במידת הצורך.
9. הקלטת שיחות עם מחשבה על העתיד
התקדמות בחקר ה-DNA ברפואה המשפטית הביאה בשנת 1989 להבנה שלכל אדם רצף DNA ייחודי משלו, כמעין ברקוד שמזהה אותו באופן ייחודי. באותה שנה הורשע באנגליה אדם ברצח שתי ילדות, ושוחרר אדם אחר, שהיה חשוד במעשה - הכל הודות לקדמה שנתנה אותותיה בדיעבד, על מעשים שקרו שנים לפני התגלית. לקדמה ולטכנולוגיה קצב משלהן והן עוקפות אותנו בסיבוב.
ככל שנייצר ונשמור עכשיו דאטה (=כמות גדולה של הקלטות שיחה), ככה נוכל להשתמש בו בעתיד כשטכנולוגיות חדשות יבשילו. בדוגמה של רפואה משפטית, לתגלית בחקר ה-DNA לא הייתה משמעות כלל לגבי פשעים שבוצעו טרם אותה שנה אלמלא היה למשטרה דאטה - במקרה הזה, ארכיון ראיות שהיה אפשר לשלוף ולבחון בטכנולוגיה החדשה.
אפשר רק לדמיין מה יהיה אפשר לעשות עם כל הדאטה שנאסוף אבל הנה כמה רעיונות:
- באמצעות Machine Learning אפשר כבר היום "להאזין" לאלפי שעות של הקלטות שיחה שלכם, "ללמוד" את הקול שלכם ולייצר תוכנה שתוכל לדבר בקולכם.
- תוכנה תלמד את הקול שלכם ותזהה ניואנסים כמו מצוקה. לאחר מכן אפליקציה פשוטה תוכל להתריע בפניכם או בפני מכר, כאשר אתם מבצעים שיחה ומשהו לא בסדר בקול. היא אפילו תוכל להצביע על מקור המצוקה: רפואי, נפשי, עייפות, מצב סכנה ועוד.
- טכנולוגיית Speech Recognition (זיהוי ותמלול קול) השתפרה משמעותית בשנים האחרונות, ועוד צפויה להשתפר בקרוב. לא רחוק היום שבו בלחיצת כפתור ותוך כמה שניות, שנים של הקלטות שיחה יפוענחו ויומרו לטקסט - שהוא כידוע הרבה יותר קל לעבודה ולעיבוד. הדוגמה הפשוטה ביותר היא חיפוש: דמיינו שתוכלו לרשום בתיבת חיפוש "גבינה", לקבל את רשימת השיחות בהן הזכרתם את המילה, וככה לאתר את רשימת הקניות שקיבלתם מבן או בת הזוג בשבוע שעבר. נשמע מטורף? זה מה שאנחנו עושים היום כשאנחנו מחפשים מייל בתיבת הדוא"ל שלנו והקלטות ואין מניעה לעשות זאת על דאטה של הקלטות שיחה מתומללות…
10. ביטוח הקלטת שיחות
הקלטות שיחה הן כמו פוליסת ביטוח במובן שצריך להיערך מראש כדי שבבוא הרגע שנצטרך, נהיה מוכנים ויהיה לנו מענה. בביטוח נערכים מראש באמצעות תשלום פוליסה ואז אנחנו יודעים שאנחנו מכוסים אם חלילה קורה משהו, בהקלטות שיחה אנחנו גם צריכים להיערך מראש: להגדיר הקלטת שיחות שתקליט ברקע ותעבוד גם אם אנחנו לא זקוקים להקלטות ביום יום, כדי שבאירוע היחיד והמיוחד שבו דווקא כן נזדקק להקלטת שיחה - נהיה "מכוסים" ונוכל להאזין לה.
אז גם אם אתם לא רואים ערך מיידי וממשי בהקלטה של שיחות, ראו בזה מעין ביטוח שיכסה אתכם במקרה הצורך. גם אם תקליטו במשך 5 שנים את כל השיחות שאתם מבצעים, לפעמים מספיקה שיחה אחת חשובה שהייתם צריכים מוקלטת כדי להצדיק את הכל.
ולמה אתם מקליטים שיחות? איך הקלטת שיחה עזרה לכם?
לכל אחד יש את השימושים ואת הסיבות להקליט שיחות, בכתבה הזו מניתי את הסיבות הפרטיות שלי להקלטת שיחות והוספתי גם סיבות שאני מכיר וחושב שהן רלוונטיות - הכל מתוך ההיכרות שלי עם התחום הזה של הקלטות שיחה.
אשמח לקרוא מדוע אתם מקליטים את שיחות הטלפון שלכם. אפשר לשלוח לי מייל ולהתייחס לנקודות הבאות:
- מדוע התחלתם להקליט שיחות? מה הייתה המחשבה\האירוע שגרם לכם להתחיל להקליט?
- מה הסיבה העיקרית שבגללה אתם מקליטים את השיחות שלכם? וגם סיבות נוספות משניות.
- אם יש סיפור מעניין על מקרה בו הקלטה של שיחה עזרה לכם מאוד, אשמח לשמוע.
אוקיי, אני רוצה להתחיל להקליט שיחות
שכנעתי אתכם שכדאי להקליט שיחות? מעולה. אתם בטח שואלים איך מתחילים.
עוד לפני שתגדירו את הקלטת השיחות על המכשיר שלכם - מה שלעתים יכול להיות מעט מסובך וארוך - תלוי במכשיר שלכם, בדגם ובגרסת מערכת ההפעלה, אני מציע להתחיל ולנסות להקליט שיחות בודדות באמצעות שירות הקלטת השיחות שלנו. הוא אמנם לא יקליט את כל השיחות שלכם ולכן לא תוכלו ליהנות מהתועלות לטווח הארוך שהזכרתי בכתבה (כמו איסוף דאטה לאורך זמן או הפקת תובנות סטטיסטיות מהמידע) אבל בהחלט יכול לסייע לכם כבר בתוך דקה להקליט שיחה עם נציג שירות או למתוח חבר.